Ang komunikasyon sa elektroniko nahimong mas popular niining mga adlawa kay sa mga tawag sa telepono, "snail" nga mail ug, bisan sa pipila ka mga higayon, mga panag-inat sa nawong sa nawong. Sa bisan unsang propesyonal nga kahimtang lakip na ang medikal nga opisina, importante nga hunahunaon ang daghang mga butang sa diha nga nagpadala sa mga email ngadto sa mga kauban sa trabaho, mga pasyente, mga doktor, mga ospital, mga vendor o uban pang mga propesyonal.
Ang mga tawo migahin sa dakong bahin sa ilang pagbukas sa adlaw ug pagbasa sa mga email.
Bililhon nga panahon kinahanglan dili mausik sa dili epektibo ug dili importante nga mga email. Ang sama nga propesyonalismo nga imong gamiton sa telepono, sulat nga korespondensya o sa nawong-sa-atubangan kinahanglan usab ipahayag sa usa ka email. Hinumdomi kanunay nga ang usa ka email usa ka matang sa komunikasyon ug ang paagi diin ang receiver naghubad sa mensahe mao lamang ang butang nga hinungdanon.
Sa wala pa lalang ug pagpadala sa usa ka email, pangutan-a ang imong kaugalingon sa daghang mga pangutana.
- Ang email ba ang pinakamaayo nga matang sa komunikasyon alang sa kasayuran nga akong gipadala?
- Kini ba propesyonal?
- Nagsunod ba kini sa HIPAA?
- Kini tukma ba nga nagrepresentar kanako ug sa opisina sa medisina?
Email nga Etiquette Rule # 1
Hunahunaa ang sulod sa imong mensahe sa dili ka magpadayon sa PAHIBALO . Siguroha nga ang e-mail mao ang angay nga porma sa komunikasyon alang sa imong mensahe imbis nga usa ka tawag sa telepono o usa ka miting. Hinumdomi nga ang sulod kinahanglang magpakita sa hulagway ug sa gidaghanon sa propesyonalismo nga gipaabot sa imong Medical Office.
Ayaw pagpadala, sa unahan, o pagtubag sa bisan unsa nga email nga adunay malaw-ay, opensiba, pagbutangbutang, pagpasipala, rasista o sekswal nga kinaiya. Ang mga silot mahimong grabe alang kanimo ug sa Medical Office.
Email nga Etiquette Rule # 2
Gamiton ang husto nga gramatika, bantas, ug espeling. Pag-usab, ang imong mensahe usa ka pagpamalandong sa imong Medical Office.
Usab, siguroha nga huptan ang mensahe nga mubo ug gamiton ang tukmang laraw alang sa imong mensahe nga nakapasayon sa pagbasa. Gipamatud-an ang imong email sa dili ka na hit SEND .
Ayaw gamita ang TANANG CAPS tungod kay kini giisip nga pagsinggit o pagsinggit sa online nga kalibutan. Gamita ang kaisog o italiko aron ipasiugda ang usa ka pulong o hugpong sa mga pulong. Usab, likayi ang paggamit sa hilabihan ka nindot o katingad-an nga mga font tungod kay kini nakapahimo sa imong email nga mas lisud nga basahon.
Email nga Etiquette Rule # 3
Siguraduha nga ang email gipadala ngadto sa tukmang dumadawat (s). Ang impormasyon sa usa ka Medical Office, ilabi na nga may kalabutan sa pasyente nga kasayuran, kinahanglan ipaambit sa panginahanglan nga mahibal-an lamang ang basehan. Usab, hunahunaa nga ang mga tawo mahimo nga maghunahuna sa kasayuran nga walay kalabutan sa kanila ingon nga "junk mail".
Ayaw paghisgot sa personal ug kompidensyal nga kasayuran o ilakip ang mga file sa pasyente sa email. Gamita ang mga numero sa pasyente o mga numero sa medikal nga rekord aron sa pagtambag sa usa ka tawo sa pagribyu sa asoy. Ang imong impormasyon kinahanglan nga makita didto.
Email nga Etiquette Rule # 4
Pagtubag sa mga propesyonal nga mga email sulod sa 24 ka oras kung mahimo. Kung kana dili makahatag kanimo igong panahon, labing menos ang pagtubag sa pag-ingon nga imong nadawat ang email ug ikaw makabalik sa kanila sa labing madali.
Ayaw pagtubag sa spam o hangyo nga mag-subscribe / mag-unsubscribe.
Kini makamugna lamang og dugang nga spam diin ang baha sa imong email sa negosyo.
Email nga Etiquette Rule # 5
Hupti ang mga emosyon gikan sa mga email. Pagmatinahuron ug propesyonal. Hibal-i kung kinsa ka mahimong dili pormal sa human sa igo nga panahon nga milabay aron sa pagtukod nianang matang sa relasyon.
Ayaw pagsulti sa bisan unsang butang sa usa ka email nga mahimong imong basolan sa ulahi. Pag-amping kon magpadala o magsabat sa usa ka email sa kasuko. Ayaw paghimo og personal nga mga komentaryo bahin sa laing tawo, paghimo og mga komentaryo nga makapasilo sa usa ka tawo o mosulti bisan unsa nga dili nimo isulti sa personal.
Email nga Etiquette Rule # 6
Hupti ang humor, komedya, ug irony sa usa ka minimum. Ang mga intensyon sa kasagaran "nawala sa paghubad" diha sa mga email ug ang mga tawo dili kanunay makakuha sa joke.
Hunahunaa kini gikan sa panglantaw sa nakadawat.
Ayaw ipadala, paabante, o tubag sa kadena nga mga letra. Dili kini propesyonal nga kinaiya ug ang ubang mga tawo nagatan-aw niini nga junk mail. Hinumdomi nga ang bisan unsa nga sulod nga imong ipadala kinahanglan magpakita sa imahe ug sa gidaghanon sa propesyonalismo nga gipaabut sa imong opisina sa medikal.