5 Mga Mahinungdanon nga Kalihokan sa Front Desk

Ang usa ka front desk sa usa ka opisina sa medikal mahimong usa ka busy kaayo nga dapit. Kinahanglan ang staff sa front desk alang sa hapsay nga operasyon sa medical office. Ang kawani sa front desk kasagaran naglangkob sa mga receptionist ug / o mga medical assistant ug depende sa gidak-on sa medical office usa ka tawo mahimong pareho. Gawas sa klinikal nga mga katungdanan, ang front desk maoy responsable sa lima ka mga buluhaton sa administratibo:

1. Mga pasyente sa pagbati
2. Pagtubag ug pagdumala sa telepono
3. Pag-iskedyul sa mga pagtudlo
4. Pag-interoffice sa komunikasyon
5. Eksternal nga sulat

1 -

Mga Pasyente nga Greeting

Ang mga pasyente sa pagbati dili lang mahitungod sa imong gisulti, kini usab mahitungod kon giunsa ka makig-uban sa mga pasyente. Ang front desk maoy responsable sa pag-abi-abi sa mga pasyente.

Ang front desk mao ang unang impresyon nga madawat sa usa ka pasyente sa pagtawag o pagbisita sa medikal nga praktis. Importante nga ang front desk naghatag og talagsaon nga serbisyo sa kostumer ug usa ka positibo nga representasyon sa medikal nga praktis.

Ania ang uban pang mga pamaagi sa pagtimbaya sa mga pasyente:

• Gitubag ang telepono samtang nagpabilin nga matinahuron, makanunayon nga paagi nga naggamit sa hustong etika sa telepono
• Nagpabilin nga limpyo ug organisado ang reception area
• Nagrekord sa mga bag-ong pasyente ug nagpabag-o sa kasamtangan nga mga pasyente nga demograpiko pinaagi sa pagkolekta sa pasyente nga detalyadong pasyente nga impormasyon lakip ang personal ug pinansyal nga kasayuran
• Makapadali ang pasyente nga paspas pinaagi sa pagpahibalo sa tighatag sa mga pasyente nga pag-abot, pagkahibalo sa mga paglangay, ug pagpakig-istorya sa mga pasyente ug kawani sa klinika
• Mitubag sa mga pasyente, mga prospective nga pasyente, ug mga pangutana sa bisita sa usa ka matinahuron nga paagi

2 -

Nagdumala sa Telepono

Samtang ang pagtubag sa telepono sa usa ka matinahuron ug makanunayon nga paagi usa ka bahin sa pagtimbaya sa mga pasyente, kini dili lamang ang katungdanan sa mga responsibilidad sa telepono sa front desk. Ang front desk adunay responsibilidad sa pagdawat sa tanan nga mga umaabot nga mga tawag ug usab pagbutang sa mga outgoing nga tawag kon gikinahanglan.

• Ang umaabot nga mga tawag: Ang umaabot nga mga tawag naglangkob sa mga tawag sa pasyente, telemarketers, pharmaceutical reps, ubang mga doktor, ug daghan pa. Kinahanglan nga gamiton sa front desk ang tukma nga pamatasan sa telepono sa pagdumala sa mga telepono gamit ang mga kahanas sa komunikasyon: mahimong usa ka aktibo nga tigpaminaw, adunay maayo nga pamatasan sa telepono, pagtawag sa screen, paggamit sa pagkamataktikanhon, pagpangutana, ug paghupot sa kompidensyal.
• Gipangayo nga mga tawag: Usahay ang front desk kinahanglan nga magbutang og mga outgoing calls aron hisgutan ang usa ka pasyente nga appointment, paghimo sa mga pagtudlo sa gawas o pag-refer, o pag-order sa mga suplay. Isip usa ka representante sa buhatan sa medisina, sama ka mahinungdanon ang paggamit sa hustong etika sa telepono.

3 -

Pag-iskedyul sa mga Pagpili

Ang epektibo nga pag-iskedyul gikinahanglan alang sa labing maayo nga kasinatian sa pasyente ug usa ka hamis nga pasyente nga agianan Kadaghanan sa mga opisina sa medikal naggamit sa pag-iskedyul sa software nga naghimo sa mga appointment sa pag-iskedyul nga yano ug sayon Hinoon, ang front desk kinahanglan nga makapuno sa mga pagkansela o dili-nagpakita ug mahimo nga epektibo sa pagpaambit sa mga kausaban sa iskedyul ngadto sa mga pasyente ug mga doktor.

4 -

Interoffice Communication

Ang front desk sa medical office nahisama sa usa ka hub sa komunikasyon. Kadaghanan sa interoffice nga komunikasyon moagi sa front desk ilabi na kon kini naglangkob sa bisan unsang administratibong buluhaton nga may kalabutan sa pasyente.

Ang pagpakigsulti sa labing epektibo nga klaro ug mubo nga impormasyon hinungdanon. Sa usa ka memo, usa ka sinulat nga komunikasyon, pinaagi sa usa ka sulod nga email sa opisina, usa sa usa ka interaction, o sa usa ka setting sa grupo, importante nga magpabilin sa hilisgutan nga anaa ug dili mahisalaag nga punto.

Ang pipila ka mga batakang kahanas nga gikinahanglan alang sa epektibong interoffice nga komunikasyon naglakip:

• Kinaiya sa telepono
• Pagserbisyo sa kostumer
• Basic nga pulong ug excel nga mga programa
• Pagdumala sa panahon
• Mga kahanas sa organisasyon

5 -

External Communication

Ang panggawas nga komunikasyon naglakip sa posibleng pagpakigkomunikar sa mga tigbaligya, mga pamaagi sa doktor, mga kompanya sa seguro, ug uban pang mga negosyo. Kini nagkinahanglan sa paghimo og mga outgoing nga mga tawag sa telepono, pag-type sa propesyonal nga mga sulat, pag-fax ug pagpadala sa sulat.

Ang kahibalo sa mga pamaagi sa opisina nga kasagaran makuha gikan sa usa ka sertipiko o Associates nga degree sa usa ka programa sa negosyo lakip na ang mga proseso ug pamaagi sa pagdumala, pag-angkon sa pagproseso, pag-andam sa pasyente nga mga tsart, ug mga batakang mga kahanas sa computer. Ang mga batakang administratibong katabang sa katakos ug ang makahimo sa igong paggamit sa kagamitan sa opisina importante alang sa kalampusan sa front office.